Обязательное юридическое оформление хранилища электронной почты GoBS

0
1304
облако

Юридически безопасное хранилище электронной почты в соответствии с GoBD

На 1. Январь 2017, «Принципы надлежащего управления и хранения книг, записей и записей в электронной форме и доступа к данным» (GoBD) наконец вступят в силу. Сюда также входят положения о юридически совместимом хранении электронной почты и вложений электронной почты, для которых больше нет исключений из контрольной даты. GoBD заменяет все другие положения Федерального министерства финансов (BMF), которые ранее были для хранения деловых записей. Это, в частности, «Принципы доступа к данным и проверки цифровых документов» (GDPdU), а также «Принципы надлежащих автоматизированных систем учета» (GoBS).

С выпуском GoBD на 14. В ноябре 2014 BMF в основном учел тот факт, что электронный обмен данными, безбумажная бухгалтерия и документальное хранение всех соответствующих бизнес-операций являются обычным явлением в современной бизнес-среде для компаний всех размеров, и их масштабы будут продолжать расти в будущем. Электронная почта является особым случаем в этом контексте, и есть несколько вещей, которые необходимо учитывать, чтобы соответствовать требованиям GoBD.

Принципы хранения и архивирования электронной почты

Вам не нужно архивировать поздравления на Рождество или день рождения одному или нескольким деловым партнерам. Однако, как только электронное письмо выполняет функцию делового письма или квитанции, оно должно храниться так же, как и другие документы, в соответствии с обычными периодами хранения. То же самое относится ко всем приложениям с налоговой релевантностью, то есть к счетам, предложениям и т. Д. Если текст электронного письма используется только как сопроводительное письмо, с которым отправляется счет, предложение или накладная, его можно удалить. Это можно сравнить с почтовым конвертом, который выбрасывается в корзину для бумаг после удаления содержимого. В этом случае архивируется только вложение, но на котором должна быть записана вся обязательная информация для оценки налога с продаж.

Требуется постоянная доступность и оценка машины

Все электронные письма, на которые распространяется обязательство по подаче документов, должны, как и все другие документы и документы, созданные в электронном виде, включая приложения, всегда быть доступны для просмотра, полностью защищены от манипуляций третьими лицами. Вы также должны убедиться, что архивированные электронные письма могут быть оценены на машине. В соответствии с правилами GoBD недостаточно просто распечатать документы и хранить их на бумажном носителе. Если вы используете метод шифрования для архивирования ваших электронных писем, вы также обязаны предоставить незашифрованный доступ для любой налоговой проверки. Это гарантирует, что документы могут быть проверены с помощью полнотекстового поиска и оценены на машине.

Сроки хранения электронной почты

Срок хранения составляет от шести до десяти лет, в зависимости от налоговой значимости и типа электронной почты. Период всегда начинается с истечения календарного года, в котором было создано электронное письмо. Это означает, что у вас есть письмо от 2. Январь почти семь или одиннадцать лет должны архивировать, потому что период начинается в следующем 1. Январь. Для всех компаний и трейдеров эти правила представляют собой не слишком недооцененную работу, связанную с GoBD, поскольку все счета, торговые письма, предложения, накладные и т. Д. Должны храниться в соответствии с GoBD и предоставляться по требованию в любое время. Для этого должны быть доступны достаточные ресурсы.

Обработка частных писем

Некоторые компании разрешают своим сотрудникам использовать собственный почтовый сервер компании или частного почтового провайдера. В этом контексте возникает вопрос, как обрабатывать личные сообщения, связанные с хранением. Сотрудники могут согласиться с соответствующим пунктом в трудовом договоре или внутреннем соглашении, что их электронные письма будут заархивированы. Однако здесь могут быть проблемы с конфиденциальностью, поскольку это также влияет на конфиденциальность внешних отправителей и получателей. Поэтому рекомендуется обеспечить строгое разделение служебной и частной электронной почты или вообще запретить частную переписку на своих серверах.

Программное решение или ручная работа?

Фрилансер или очень маленькая компания могут по-прежнему справляться с задачами хранения электронной почты "вручную". Тем не менее, из-за определенного размера деловых затрат и усилий больше не находятся в разумном отношении к выгоде. В этом случае, в основном, помогает только хорошее и безопасное программное решение, которое соответствует критериям правовой определенности и позволяет проводить оценку машины и полнотекстовый поиск. Такое программное обеспечение должно выполнять как минимум следующие пять задач. Все входящие и исходящие электронные письма должны быть полностью записаны и сохранены. Это полезно перед отправкой адресатам. Кроме того, архивирование должно соответствовать оригиналу и без потери информации. В-третьих, должна быть обеспечена надежная защита от манипуляций. Доступ основных пользователей, которые не имеют прав администратора, должен быть запрещен в течение всего срока хранения, чтобы предотвратить преждевременное удаление. И наконец, что не менее важно, программное обеспечение для архивирования должно обеспечивать непрерывный и полный доступ в случае налоговой проверки.

Если вы решите и решите все проблемы правильно, у вас не возникнет проблем с налоговой службой в том, что касается хранения электронной почты.

дисплей:
Защитите свои электронные письма юридически обязательным в data.Cloud с дополнительными резервными копиями. Поиск в любое время с веб, окнами или клиентом Outlook. Очень просто и доступно. Защищайте каждый почтовый ящик - независимый поставщик. Дополнительную информацию можно найти на следующей странице: Описание предложения Data.Cloud

ОСТАВИТЬ ОТВЕТ

Пожалуйста, введите ваш комментарий!
Пожалуйста, введите ваше имя здесь